Privacyverklaring

Als schoolbestuur zijn we verplicht om op een transparante wijze te communiceren over de gegevens die wij opslaan en gebruiken van leerlingen en hun ouders. Wij geven graag toelichting bij deze verwerking van persoonsgegevens.

1. Wie zijn we?

Het schoolbestuur VZW Parochiescholen Sint-Jozef en Sint-Vincentius, Sint-Jobsesteenweg 608, 1180 Ukkel (KBO-nummer: 0434115382) is verantwoordelijk voor alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen de Sint-Jozefschool.

2. Waarom verwerken we persoonsgegevens?

Als wij uw gegevens verwerken, dan doen we dit hoofdzakelijk met het volgende doel:

2.1. Voor onderwijs- en leerlingenadministratie

Natuurlijk willen we weten wie onze leerlingen zijn en hoe we hen of hun ouders kunnen contacteren. We houden ook resultaten (bv. van toetsen) bij zodat we op het einde van het schooljaar beslissen of we een getuigschrift kunnen uitreiken. Maar ook gegevens over de aanwezigheid op school, het al dan niet in de middagopvang verblijven en  welke kosten daaraan verbonden zijn, zijn voorbeelden van gegevens die onder dit doel vallen. Kort gezegd: dit zijn de persoonsgegevens zodanig dat we onderwijs kunnen organiseren.

Als school gebruiken wij deze gegevens ook om een aantal wettelijke verplichtingen te kunnen vervullen (decreet basisonderwijs). Wij hebben de mogelijkheid om uw gegevens te verzamelen en te verwerken omdat u als ouders een overeenkomst getekend heeft met de school, waardoor u akkoord gegaan bent met het schoolreglement en ons pedagogisch project.

2.2. Voor leerlingenbegeleiding

Als school willen we een kwaliteitsvolle leerlingenbegeleiding aanbieden, zonder uw persoonsgegevens is geen kwaliteitsvolle begeleiding mogelijk. We willen uw kind ondersteunen en begeleiden in de studiekeuze, onderwijsloopbaan, hun psychische en sociale welzijn op school. Dit is een van de opdrachten die de school wettelijk opgelegd worden.

Van alle leerlingen worden bepaalde gegevens genoteerd in het zogenaamde leerlingvolgsysteem (LVS). Het gaat daarbij om gegevens die nodig zijn om de leerlingen goed te kunnen begeleiden en die van invloed kunnen zijn op allerlei vlakken.  Dit kunnen bijvoorbeeld gegevens zijn over hoe we uw kind kunnen helpen met lezen, schrijven of rekenen als het daar problemen mee heeft. Maar het kan ook gaan over een ruzie met andere leerlingen of omdat er gepest wordt op school, … 

2.3. Andere

Indien de verwerking van persoonsgegevens gebeurt om andere redenen, zal er om uitdrukkelijke toestemming gevraagd worden. Dit is bijvoorbeeld het geval als onze school beeldmateriaal wil publiceren op haar website waar uw kind herkenbaar op staat.

3. Hoe verkrijgen we persoonsgegevens?

De gegevens worden opgevraagd bij de inschrijving op onze school of worden verzameld tijdens de periode dat uw kind school loopt. Sommige gegevens kunnen we vanuit de oude school verkrijgen, van het CLB of het ondersteuningsnetwerk.

4. Delen we persoonsgegevens?

Ja, onderwijs maken we niet alleen. Bepaalde persoonsgegevens die u aan de school bezorgde, worden doorgegeven aan een aantal andere partners met wie we samenwerken. Zo werkt de school samen met CLB Pieter Breughel om ons extra te ondersteunen met de leerlingbegeleiding. Krijgt uw kind extra ondersteuning omdat het een (gemotiveerd) verslag heeft, dan werken we samen met het ondersteuningsnetwerk West-Brabant Brussel. Dit is wettelijk geregeld.

Verder worden de identificatiegegevens en de aanwezigheid ook doorgegeven aan het Agentschap voor onderwijsdiensten (AgODi). Zij controleren onder andere of er aan de leerplichtwet voldaan wordt en of uw kind voldoende aanwezig is op school.

Als uw kind onze school verlaat kunnen we gegevens doorgeven aan de nieuwe school. Wil u dit niet, dan kan u zich als ouders hiertegen verzetten.

Uw persoonsgegevens worden binnen VZW Parochiescholen Sint-Jozef en Sint-Vincentius enkel gedeeld met de medewerkers die deze informatie effectief nodig hebben in de uitoefening van hun taken. Zij handelen steeds onder ons toezicht en onze verantwoordelijkheid.

5. Hoelang bewaren we persoonsgegevens?

Wij bewaren de gegevens maximaal 2 jaar nadat uw kind de school verlaten heeft. Maar voor sommige gegevens is er echter een wettelijke bewaartermijn vastgesteld. Hoe lang we deze gegevens moeten bewaren hangt af van het soort gegeven en kan u nalezen in het document Bewaartermijn van leerlinggebonden documenten.  

6. Welke rechten heeft u?

Afhankelijk van de verwerking en de rechtsgrond beschikt u over een aantal mogelijkheden om controle te behouden over uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage: u hebt altijd het recht om uw persoonsgegevens in te kijken. Indien u daarom verzoekt, zullen wij u een kosteloze kopie bezorgen.
• Recht om uw persoonsgegevens te verbeteren: u kan altijd foutieve, onvolledige of verouderde persoonsgegevens laten verbeteren of verwijderen.
• Recht om uw toestemming in te trekken: u kan op elk ogenblik beslissen om uw toestemming in te trekken.
• Recht op bezwaar tegen bepaalde verwerkingen.
• Recht op verwijdering van uw gegevens mocht blijken dat we ze onrechtmatig verwerken.
•  

7. Contacteren?

Binnen de school hebben we een Aanspreekpunt Informatieveiligheid. U kan die contacteren op volgend mailadres: privacy@sintjozefschool.be.

Daarnaast doen we beroep op de Data Protection Officer (DPO) Katholiek onderwijs Vlaanderen (DPO@katholiekonderwijs.vlaanderen). Vermeld wel steeds het instellingsnummer van de school (004473) als u
contact opneemt met de DPO.